Kuruluş 

SOĞUKPINAR  BELEDİYESİ   

Yazı İşleri Müdürlüğünün

Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esasları 

MADDE 7.1.  Yazı İşleri Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007  tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı  Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik  hükümlerine uygun  kurulmuştur 

Tanımlar 

MADDE 7.2. Yönetmeliğin bu bölümündeki kavramların tanımları aşağıdaki gibidir. 

Müdürlük: Soğukpınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü 

Müdür: Soğukpınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürü 

Çalışma İlkeleri: 

MADDE 7.3. Yazı İşleri Müdürlüğü’nün çalışma ilkeleri, aşağıda sıralandığı gibidir. 

7.3.1.  Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek. 

Personel Yapısı 

MADDE 7.4.  Yazı İşleri Müdürlüğünün personel yapısı; Norm Kadro Cetvelindeki unvan ve sayıyı aşmamak üzere Müdür, şef, memur, işçi ve sözleşmeli personelden oluşmaktadır. 

Organizasyon Yapısı 

 MADDE 7.5. Yazı İşleri Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.

Müdürlük bünyesindeki; Gelen, Giden Evrak ve Posta İşlemleri, Evlendirme Hizmetleri, Encümen İşlemleri, Meclis İşlemleri, İdari ve Mali İşlemler konularıyla ilgili alt birimlerden oluşur. 

Organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer. 

Belediye Başkanı organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir.  

Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri 

MADDE 7.6. Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri, aşağıda sıralandığı gibidir. 

7.6.1. 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5594 sayılı Kanun, 6360 sayılı Kanun, 4734 sayılı Kamu  İhale  Kanunu,  5018  sayılı  Kamu  Mali  Yönetimi  ve  Kontrol  Kanunu,  657  sayılı  Devlet  Memurları Kanunu,4857 sayılı İş Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Belediye  Meclisi Çalışma Yönetmeliği, İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ile diğer mevzuatın  kendilerine verdiği sair görevleri çalışma ilkelerine uygun olarak etkin, düzenli ve verimli bir  biçimde yürütmek. 

7.6.2. Belediyemize posta yoluyla, elektronik ortamda yada elden gelen dilekçe ve evrakların  kayıtlarını yaparak, dilekçe ve evrakın içeriğine göre Belediyemizin ilgili birimlerine süresi  içerisinde ulaştırılmasını sağlamak. Belediyemize iade edilen iadeli taahhütlü zarfların ilgili  makam ve müdürlüklere ulaştırılmasını sağlamak. 

7.6.3.  Belediyemizin  müdürlüklerinden  yurt  içindeki  ya  da  yurt  dışındaki  resmi  kurum  ve  kuruluşlara,  gerçek  yada  tüzel  kişilere  gönderilecek  evrakların  kayıtlarını  yaparak;  dağıtım  memurları yada PTT kanallarıyla veyahut kargo şirketleri ile gönderilmesini sağlamak, posta  giderlerini müdürlük bütçesinden karşılamak. 

7.6.4.  Bilgi  İşlem  Müdürlüğü  ile  koordinasyon  halinde;  Belediyemize  gelen  evrak  ile  Belediyemizden  giden  evrakın  kayıtlarının,  Belediyemizce  kullanılan  yazılım  programına  uygun olarak elektronik ortamda tutulmasını sağlamak. 

7.6.5.    Belediyemize   gelen;    elektrik,   su,    doğalgaz,   telefon,    mobil    telefon,              internet  aboneliklerine ilişkin               fatura            ve          mahsupların     ilgili                            müdürlüklere   süresi içerisinde  ulaştırılmasını sağlamak. 

7.6.6 Belediyeye yazılı ve sözlü (telefon, faks, posta, e-mail) olarak gelen talep ve şikâyetlerin  değerlendirilip çözülmesi yönünde konunun ilgili birimlere aktarılmasını sağlamak ve en kısa      zamanda  vatandaşı  sonuçtan  haberdar  etmek.  4982  sayılı  Bilgi  Edinme  Hakkı  Kanunu  uyarınca  Bilgi  Edinme  Birimine  şahsen,  posta  ve  Internet  aracığıyla  yapılan  başvuruların  kaydını  yapmak  ve  ilgili  birim  veya  birimlere  sevk  etmek.  Yıl  içerisinde  Bilgi  Edinme  Birimine yapılan başvuruların istatistiğini Bilgi Edinme Değerleme Kuruluna göndermek. 

7.6.7. Belediye Meclis Toplantılarının sekretaryasını yapmak. Bu kapsamda; 

1. Meclisin işleyişinin, görüşmelerinin, karar alma şekil ve yöntemlerinin; kanun ve yönetmelik hükümleri dâhilinde yapılmasını sağlamak.
2. Meclis toplantılarının yapılabilmesi için, toplantı sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü malzemeyi                   toplantı                          salonunda            hazır              bulundurmak,              Meclis                           salonu    ve  görevlilerinin organizesini yapmak ve toplantıların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini  sağlamak. 
3. Belediye Başkanı    tarafından    belirlenen    Meclis   gündemini    ilgili       mevzuat  hükümlerine göre Meclis Üyelerine ve halka duyurmak. 
4. Müdürlüklerin, Meclis Gündemine alınması için gönderdikleri önerileri Başkanlık Makamına sunmak, eksik olan evrakları ilgili Müdürlüğe iade etmek.
5. Meclisin devamının    sağlanması    ve    Meclis    Üyelerinin    toplantılara        gelip  gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla Meclis Yoklama  Cetvelini hazırlamak ve toplantı girişinde meclis üyelerine imzalatmak. 
6. Meclis İhtisas  Komisyonlarının  çalışmalarında  görev  yapmak  üzere  yeterince  raportör görevlendirmek. 
7. Meclisten İhtisas  Komisyonlarına  havale  edilen  evraklar  hakkında  ilgili  birimi  bilgilendirmek,  Komisyon  toplantısında  görüşülmek  üzere  İlgili  dosya  veya  evrakı  ilgilisine teslim etmek. 

Meclis Üyelerinin  huzur  haklarına  yönelik  olarak;  her  ay  katıldıkları  meclis  ve  komisyon toplantılarının tespitini yapmak. 

1. Meclis toplantılarının  görsel  ve  işitsel  kayıtlarını  ve  bu  kayıtların  çözümünü  yaptırmak, toplantı tutanaklarını tutmak, meclis kararlarını yazmak, Meclis Başkanı ve  Katipler ile Komisyon Üyelerinin imza işlemlerini tamamlatmak, alınan tüm kararlar  için mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli diğer işlemlerin yapılmasını sağlamak. 
2. Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve Kaymakamlığa gönderilmesi gereken Meclis kararları ve evraklarını hazırlamak, mevzuatın belirlediği zaman içerisinde göndermek ve sonucu hakkında ilgili birim müdürlüğüne ve Belediye Başkanına bilgi vermek. 
3. Kesinleşen kararları bekletmeksizin ilgili birimlere bildirmek.
4. Bir önceki meclis toplantısında alınan Meclis kararlarını, sonraki ilk gelen Meclis toplantısında Meclis üyelerine dağıtmak.
5. Meclis kararları   kesinleştikten    sonra,   karar   özetlerini   hazırlamak,         halkın  bilgilendirilmesi  amacı  ile  Belediyenin  internet  sitesinde  yayınlanmasını  ve  İlçenin  muhtelif yerlerinde bulunan ilân tahtalarına asılmak sureti ile duyurulmasını sağlamak. 
6. Meclis üyelerince verilen önerge suretlerini ilgili müdürlüğe göndermek ve gelen cevapları başkana sunduktan sonra önerge sahibine iletilmesini sağlamak.
7. Meclis çalışmaları  ve  müzekkerelerini  dosyalar  halinde  ve  sayısal  ortamda  arşivlemek. 
8. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğindeki hükümler saklı kalmak ve Başkanlık Makamına bilgi  vermek  kaydıyla;  ilgililerin  talebi  halinde,  Meclis  kararlarının  aslı  gibidir onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve kurumlara vermek. 

7.6.8. Belediye Encümenin sekretarya görevini yapmak. Bu kapsamda; 

1. Belediye Başkanı  ya  da  yetki  verdiği  Başkan  Yardımcıları  tarafından  Encümene  havale edilen evrakları teslim almak. 
2. Encümene havale    edilen    evrakların    mevzuatta    belirlenen    süre        içerisinde  görüşülmesini  sağlamak  için  Encümen  Gündemini  hazırlamak  ve  Başkanın  onayına  sunmak. Onaylanan gündemi çoğaltarak Encümen Üyelerine dağıtmak. 
3. Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar defterine kayıt etmek.
4. Encümence, usul ve esas yönünden uygun görülmeyen evrakları müdürlüğüne iade etmek.
5. Encümence verilen  kararların  anında  encümen  karar  defterine  yazılmasını  ve  toplantı sonunda encümen başkanı, üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak. 
6. Varsa encümen kararına katılmayan üyelerin gerekçelerini karar metnine ve karar defterine aynen yazılmasını sağlamak.
7. Onaylanması gereken Encümen Kararlarını Belediye Başkanının onayına sunmak.
8. Encümeninin salt çoğunluk olmaması nedeniyle toplanamaması halinde, durumun karar defterine yazılmasını sağlamak.
9. Seçilmiş üyelerden  toplantıya  katılmayanların  mazeret  gerekçelerinin  yazılmasını  sağlamak. 
10. İmza işlemleri tamamlanan kararları gecikmeden ilgili birimlere göndermek.
11. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihalelerin hazırlıklarının takibini yapmak ve ihalenin yapılmasında Encümen üyelerine yardımcı olmak.

Encümen Üyelerinin toplantılara katılıp katılmadıklarının tespitini yapmak.

1. Encümen kararlarını dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlemek.
2. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğindeki hükümler saklı kalmak ve Başkanlık Makamına bilgi vermek kaydıyla; ilgililerin talebi halinde, Encümen kararlarının aslı gibidir onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve kurumlara vermek. 

7.6.9.  5393  sayılı  Belediye  Kanununun  33.  maddesi  gereğince;  Belediye  Encümeninin  teşekkülü  konusunda  Başkanlık  makamı  ve  Belediye  Meclisinin  karar  alma  sürecinde  yapılması gereken iş ve işlemlerin sekretaryasını yapmak. 

7.6.10.  Bilgi  İşlem  Müdürlüğü  ile  koordinasyon  halinde;  Belediyemize  gelen  evrak  ile  Belediyemizden  giden  evrakın  kayıtlarının,  Belediyemizce  kullanılan  yazılım  programına  uygun olarak elektronik ortamda tutulmasını sağlamak. 

7.6.11. Evlendirme işleri ile ilgili görevleri yapmak. Bu kapsamda; 

1. Belediye Başkanlığınca  kendilerine  verilen  yetkiye  istinaden  birbirleri  ile  evlenmek 

isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek. 

1. Gerekli evrakları hazır olanların evlenme akdini yapmak.
2. Aile cüzdanı düzenleyip vermek.
3. Evlilik işlemlerinin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak.  
4. Evlenme kütüğü ve dosyalarını arşivlemek.  
5. İkametgahı Erdek  sınırları  içinde  olup,  başka  bir  Nikah  Memurluğunda  nikah 

kıydırmak isteyen çift veya çiftlere gerekli evraklar tamam olduktan sonra Evlenme  İzin Belgesi düzenleyip vermek.  

1. Çiftler  yurt  dışında  veya  yabancı  elçiliklerde  nikâh  yaptırmak  istiyorsa  kendilerine 

gerekli belgelerin toplanmasında danışmanlık yapmak.   

7.6.12. Başkanlık Makamınca görevlendirme yapılması halinde; Belediye Meclisinin başkan  ve  üyelerinin,  meclis  ve  komisyon  toplantılarına  katıldıkları  günlere  ait  huzur  haklarının  tahakkuk işlemlerini mevzuata uygun bir şekilde yapmak ve evrakı ilgili birime göndermek. 

7.6.13.  Başkanlık  Makamınca  görevlendirme  yapılması  halinde;  Belediye  Encümeninin  başkan  ve  üyelerinin  aylık  ödeneklerine  ilişkin  tahakkuk  işlemlerini  mevzuata  uygun  bir  şekilde yapmak ve evrakı ilgili birime göndermek. 

7.6.14.  Bu  yönetmeliğin  Ortak  Hükümler  bölümündeki  “Belediye  Bünyesindeki  Bütün  Müdürlüklerin Yerine Getirmekle Mükellef Oldukları Görevlere İlişkin Ortak Hükümler”  başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek. 

Yazı İşleri Müdürünün Görevleri 

MADDE 7.7. Yazı İşleri Müdürünün görevleri, aşağıda sıralandığı gibidir. 

7.7.1.  Bu  yönetmeliğin  Ortak  Hükümler  bölümündeki  “Belediye  Bünyesindeki  Bütün  Müdürlerin  Yerine  Getirmekle  Mükellef  Oldukları  Görevlere  İlişkin  Ortak  Hükümler”  başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek. 

Yazı İşleri Müdürünün Yetkileri 

MADDE 7.8. Yazı İşleri Müdürünün yetkileri, aşağıda sıralandığı gibidir. 

7.8.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki  “Belediye Bünyesinde Görev Yapan  Müdürlerin Yetkileri” başlığı altında yazılı olan yetkiler. 

Yazı İşleri Müdürünün Sorumlulukları 

MADDE 7.9. Yazı İşleri Müdürünün sorumlulukları, aşağıda sıralandığı gibidir. 

7.9.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki  “Belediye Bünyesinde Görev Yapan  Bütün  Müdürlerin  Sorumlulukları”  başlığı  altında  yazılı  olan  sorumlulukları  yerine  getirmek. 

Yazı İşleri Müdürlüğünün Uygulama Usul ve Esasları 

MADDE  7.10.  Yazı  İşleri  Müdürlüğü;  bu  yönetmelikteki  ilkeler  çerçevesinde  olmak  kaydıyla,  müdürlüğün  görev  alanına  giren  iş  ve  işlemleri  aşağıda  belirtilen  mevzuat  hükümlerine uygun olarak yerine getirir. 

1. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
2. 5393 sayılı Belediye Kanunu,
3. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

1. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
2. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

1. 4857 sayılı İş Kanunu,
2. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
3. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
4. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
5. 6245 sayılı Harcırah Kanunu,

 5594 sayılı Kanun,

1. 6360 sayılı Kanun,
2. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği,
3. Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına ilişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
4. İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat,